Q: Wat doen we met de Q&A-sessie?
A: We zetten de microfoon aan, en dat is genoeg.
Klinkt bekend, nietwaar? Kijk, we snappen het. Je staat al onder genoeg druk door het regelen van duizenden planningsdetails. Daardoor lijkt het normaal om iets te negeren dat vanzelf zou moeten gebeuren.
Je hebt een spreker, genoeg publiek en een moderator. De Q&A-sessie zou gladjes moeten verlopen, toch? Misschien, maar als je er zeker van wilt zijn dat je een evenement hebt van hoge kwaliteit, is een simpele Q&A-sessie gewoon niet genoeg. Je moet het plannen.
Waarom?
Volgens hoogleraar Chris Ryan zijn hedendaagse evenementen slechts succesvol als ze een emotionele intensiteit teweeg kunnen brengen. Daarom zou een eventmanager afgezien van de perfecte logistiek zich eveneens moeten focussen op de beleving die hij of zij wil bieden.
Eén van de eigenschappen van onvergetelijke evenementbelevingen, zoals Graham Berridge opmerkt, is het ontwerp van engagerende omgevingen. Q&A-sessies zijn perfecte kansen om de beleving van de bezoekers te verbeteren, door ze aan te zetten tot interactie met de sprekers. Dus hoe kun jij de Q&A-sessie op je volgende evenement verbeteren?
1. Crowdsource de vragen vóór de Q&A
Het is altijd goed om voorbereid te zijn voor de Q&A-sessie. Hiervoor zijn er twee opties. Eén daarvan is social media. Maak het vóór je evenement bekend aan je volgers dat je vragen aan het verzamelen bent voor je sprekers. Daarnaast dien je, als je geen off-topic-vragen wilt horen, de vakspecifieke deskundigheid van je gasten aan te geven en het onderwerp van de discussie. Op die manier verhoog je de kans dat je goede feedback zult ontvangen. Nog een manier om de vragen te crowdsourcen is door het gesprek aan te gaan met de bezoekers vóór de Q&A-sessie. Vraag ze de vragen duidelijk te stellen door middel van een evenementapplicatie. Op die manier zal het minder praatgrage publieke de kans hebben tot interactie zonder zich blootgesteld te voelen. Het is een goede manier om hun beleving te verbeteren.
2. Geef mensen de tijd voor reflectie
Bezoekers hebben tijd nodig om hun vragen duidelijk te stellen en om de moed te verzamelen om voor iedereen te spreken. Een interessante aanpak is om het publiek hun gedachten en vragen te laten uiten in kleine groepjes. Daarna zijn ze klaar voor interactie met de spreker. Deze strategie is een goede manier voor de bezoekers om te zien dat hun mening wordt gewaardeerd, waardoor ze sterker in hun schoenen staan om de vraag te stellen. Het verbetert eveneens de interactie tussen de bezoekers.
3. Stel vooraf een aantal vragen op om de discussie te starten
Begin de Q&A-sessie, waarbij jij degene bent die de discussie begint. Stel de spreker een aantal vragen en laat hem of haar antwoord geven. Mensen zullen je voorbeeld volgen en zullen zich aangemoedigd voelen om te praten. Hierdoor kun je de toon van het gesprek aangeven. Na het stellen van de eerste vraag zal je eveneens de stijl van je spreken begrijpen. Houdt hij of zij het kort? Moet je misschien je antwoord opvolgen met één of twee vragen om het antwoord te verduidelijken? Of misschien besteden ze juist te veel tijd aan het antwoord? Als je dit weet, zal je de sessie succesvol kunnen leiden.
4. Laat mensen de meest belangrijke onderwerpen oppikken
Moedig mensen aan om het evenement te co-creëren en te beslissen welke onderwerpen ze aan willen halen. Vraag ze om met vragen te komen in kleine groepjes en stem voor de belangrijkste vraag. Je kunt dit ook doen door evenementapps te gebruiken die mensen in staat stellen om te stemmen voor de meest relevante vragen. Op deze manier hebben de bezoekers een geweldige kans om de beleving van de Q&A-sessie te co-creëren.
5. Wijd meer tijd aan Q&A
Q&A-sessies werken geweldig voor kennisoverdrachten. Je weet nooit hoe één vraag een ontzettende waarde kan toevoegen aan je evenement. Daarom is het tijdens het ontwerpen van je evenement zo belangrijk om voldoende tijd aan deze sessies te wijden. Laat de bezoekers vóór de Q&A weten hoeveel tijd ze hebben om de vragen voor te bereiden. Zet niet teveel druk op de beleving. Vergeet niet dat de keynote-toespraak slechts de helft van de beleving is. Wat telt is de interactie en de beleving die je bezoekers beleven.
6. Vergeet niet de microfoon!
Grapje! Vergeet hem! Nog een grapje! Gooi met de microfoon! Maak het leuk! Aarzel niet om je evenement te upgraden door het gebruik van werpbare microfoons of app-based-microfoons. Op deze manier kun je een meer ontspannen toon zetten in je Q&A-sessie, waardoor mensen gemakkelijke vragen zullen stellen.
7. Experimenteer met midpresentatie-Q&A
Verbeter de interactiebeleving. Verwissel de monoloog van de spreker voor een dialoog. Hiervoor moet je rekenen op de bereidheid van de spreker om het gesprek met het publiek aan te gaan en om in te stemmen met midpresentatievragen. Er is een groot verschil tussen het horen van een toespraak en het gesprek aangaan. Het is klaar met het gegaap. Door de bezoekers te vragen om te interacteren, zullen zij zich meer gefocust en waakzaam voelen. Ze zullen zich eveneens zeker genoeg voelen om de richting van het gesprek aan te geven.
Conclusie
Er zijn meerdere manieren om de Q&A-sessies te verbeteren. Er zijn meerdere actieniveaus. Ten eerste kun je de tijd bepalen waarin de bezoekers hun vragen kunnen stellen. Ten tweede kun je technologie inzetten om de Q&A-sessies interactiever te maken en om hen te helpen die zich ongemakkelijk voelen bij het spreken voor een publiek. Ten derde kun je bezoekers de mogelijkheid bieden om de evenementbeleving te co-creëren. Zij kunnen bepalen welke onderwerpen belangrijk zijn, waardoor ze de sessie zullen sturen. Gebruik deze strategieën op slimme wijze en je bent één stap dichter bij het maken van een onvergetelijke beleving voor je bezoekers.
